Womit verbringst du zu viel Zeit im Leben?
Richtig. Mit E-Mails!
Laut einer Adobe-Studie von 2019 verbringen wir täglich bis zu 5 Stunden nur mit der Bearbeitung von beruflichen und privaten E-Mails.
Das hat durch Covid und das Homeoffice vermutlich noch zugenommen.
Erst vor Kurzem habe ich in einem Training mit den Teilnehmerinnen über die richtige Bearbeitung von E-Mails gesprochen und dabei meine 6 wichtigsten Learnings der letzten Jahre vorgestellt.
Sie sind nicht neu und auch keine „Rocket Science“, aber wenn wir sie nicht konsequent anwenden, brauchen wir uns nicht zu wundern, wenn wir regelmäßig in der Flut an E-Mails ertrinken.
Allen Tipps liegt dabei eine wichtige Denkweise zu Grunde: „Der Posteingang ist ein Posteingang und keine Postablage!“
Stelle dir vor, du würdest alle Briefe, Postkarten, Rechnungen und Mahnungen aus deinem physischen Posteingang bearbeiten und dann wieder zurücklegen. Was wäre das für ein Chaos?
Warum behandeln wir unseren E-Mail Eingang dann aber als Ablage?
6 Tipps für den besseren Umgang mit E-Mails
1) Push-Notifications ausschalten
Solltest du in Outlook, Gmail oder wo auch immer noch Push-Benachrichtigungen angeschaltet haben, schalte sie bitte aus. Das gleich gilt für dein Smartphone. DU entscheidest, wann du deine Mails checkst und nicht umgekehrt!
Damit einher geht natürlich auch die Frequenz, in der du deine Mails überprüfst. Muss es wirklich 12 Mal pro Tag sein? Reicht es nicht, wenn du in festen Zeitabständen 3-4 Mal pro Tag in deine Mails schaust?
2) Newsletter abbestellen
Ganz unten in jedem Newsletter gibt es einen „Austragen oder Abbestellen“-Button. Nutze ihn! Wenn dich eine regelmäßige E-Mail nicht mehr interessiert, trage dich aus und du sparst dir im Laufe der nächsten Jahre wertvolle Lebenszeit. Und ja, das gilt auch für meinen Newsletter, wenn er dir keinen Mehrwert mehr bringt!
3) One Touch
Wie oft schaust du eine E-Mail an, bevor du sie bearbeitest? Erst siehst du sie vielleicht in der Push-Benachrichtigung. Dann wirfst du später einen kurzen Blick drauf und merkst, dass die E-Mail etwas länger ist und du gerade nicht viel Zeit hast.
Also öffnest du sie am Abend wieder und entscheidest am nächsten Tag in Ruhe zu antworten…….
„One Touch“ heißt, du öffnest die E-Mail ein einziges Mal und entscheidest sofort, was damit zu tun ist. Da kommt der vierte Tipp ins Spiel.
4) Die „2-Minuten-Regel“
Du kannst die E-Mail innerhalb von zwei Minuten beantworten, löschen, ablegen oder delegieren? Prima, dann solltest du es sofort tun! Alles, was länger als zwei Minuten dauert, sollte eine Aufgabe sein, die du dir zum Beispiel mit google Tasks, den Outlook Aufgaben oder als Termin im Kalender auf Wiedervorlage legen kannst.
5) Inbox Zero
Wenn du konsequent dein Posteingang aufräumst, hast du abends eine leere Inbox (zumindest für die 3 Minuten, bis du deinen Computer heruntergefahren hast). Dieser feuchte Traum von E-Mail Enthusiasten fühlt sich sehr gut an und ich kann es dir nur empfehlen einmal auszuprobieren.
6) Kreative Ideen
Die Teilnehmer in besagtem Training haben mir noch zwei gute Ideen mitgegeben. Der eine hatte einen „cc-Ordner“, in denen alle E-Mail automatisch weitergeleitet wurden, in denen er nur cc war. Diesen Ordner schaut er sich in weiten Abständen an, ob er etwas verpasst hat.
Eine andere Teilnehmerin löscht Freitagnachmittags alle noch verbleibenden Mails im Posteingang. Das zwingt sie dazu die wichtigsten zu bearbeiten und alle, die sie bis dahin nicht bearbeitet hat, waren wohl nicht wichtig genug. =)
Welche Tipps und Tricks hast du noch? Lass es uns gerne in den Kommentaren wissen. Ich freue mich immer über „Best Practices“!
Viele Grüße und eine tolle Woche
Dennis
